「職場の問題地図」の名言まとめました

「職場の問題地図(沢渡あまね)」より名言をまとめていきます。

「また今日も残業か...」。あなたはこんなことに、なっていないでしょうか?
失敗を少なくし、効率を上げるのには「コツ」がある。
本書には、どこの会社でも行われているような「ダメな行動」が多数紹介されている。
日頃から、「仕事がうまく進まない」と感じている人におすすめです。

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現実

結局、「個人の気合と根性でなんとかしてください」の世界はなんら変わらないのです。

日本の会社は個人に任せている。
ペアやグループであっても、他のグループと連携していなければ個と同じ。
会社として部署として、システム的に効率化を目指しているところは非常に少ない。
個人では限界がある。結局、掛け声だけでは意味がなくなる。
残業ができないので持ち帰りになれば、残業費を請求できず状況は悪化していると言える。
個人の努力で時短できると、追加の仕事が増えるだけで結局は同じような残業の日々が続く。
優秀な人ほど、モチベーションが下がり続ける。

個人のスキル

個人のスキル依存は、組織のリスクなのです。

優秀な人が周りと同じ仕事量なら。定時で帰ることも可能です。
しかし周りとのバランスから、多くの仕事を受け持つことになり残業することになる。
優秀であれば、「この会社にいる価値はあるのか?」と考える。
結果、転職を考えることも普通の時代。残業を無くすのは「社員のため」と考えがち。
しかし残業を無くすのは「会社のため」なのです。

提出のタイミング

「期限ギリギリに資料を提出して、上司からダメ出しを喰らった」
手戻りの多い職場を観察していると、このパターンに陥っている人が多いことに気がつきます。

多くの人が同じ経験しているはず。そして同じことを繰り返している。
よほど定形された資料ならともかく、慣れてない作業なら一発でOKは不可能に近い。
これは能力ではない。相手と自分の感覚の違いによる。
あらゆる作業の出来は、相手との関係性で決まる。

必要なこと

仕事の目的を確認する。

ずいぶん当たり前のことを書いている。しかし出来ていますか?
仕事の依頼風景を考えてみる。
(上司)「これお願い」
(部下)「わかりました」
(部下)「出来ました」
(上司)「あれ、今回の目的と違うけど?」
(部下)「聞いていませんので、いつもの通りに作りました」
(上司)「ごめん、ごめん。言ってなかったけ?」
(部下)「聞いてません」
(上司)「それぐらい、確認してくれよ...」
このような会話をよく見かける。
上司にも不備はありますが、個人的には部下に問題を感じる。
依頼する側は面倒くさいので、説明を省略しがち。
最低でも相手がイメージすることを確認するのは、部下の義務。
それで上司が怒るなら、上司の無能を笑いましょう。

報連相

そもそも、報告なのか、連絡なのか、相談なのかが不明。

仕事に慣れていない若手に、よく見られる。
あわて者のベテランにも少なからずいる。
具体的には、「今回の件で、それで、これで、そうした所...」と言うふうに状況説明が延々と繰り返され、何を聞きに来たのか分からない。
結局、聞いている側は、「それで何が聞きたいの?」となる。
あらゆる連絡は目的が先に必要です。
状況など、判断に必要な時だけ補足すればいいのです。

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問題は上司?

部下の伝えるスキルよりもむしろ心配なのがこちらです。
上司の受け止めるスキル。

先程から個人の努力だけでは難しいことを書いてきたが、その原因の一つがこれになる。
上司の純粋な実力不足もある。
ひどいものでは、前日に応援しているチームが負けたから午前中は機嫌が悪い、なども意外と多いのでは?
かなり困難ですが、上司を教育するぐらいの気持ちが必要。
もちろん、教育的なことを言わずに教育しないといけないのですが。

ある上司の告白

報連相ってのはね、スキルじゃなくて習慣なんですよ。
で、その習慣を組織に根付かせるためには、管理職のしつこさが重要!

ある会社の上司が、組織を円滑に動かすために心がけていること。
報連相で何より大切なのは、それが出来る空気を作ること。
重苦しい空気で報告にビクビクする感じなら、どのような方法でも上手くいくはずがない。
軽い気持ちで話せる空気、いつでも相談OKのような余裕のある空気感があれば、誰でも報告することができる。
ミスをした時でも、怒るより先に解決する方法を考えてくれるなら、誰もが率先して報告に来るでしょう。
そして上司も部下の報告の仕方が悪ければ、笑いながら(苦笑はダメ)報告のやり直しをさせるのが有効です。
だれでも初めから上手な報告をするのは不可能です。
若手がやり直しさせられている風景を、先輩も以前の自分を思い出して微笑んでくれるなら、素晴らしい組織です。

マインドとプロセス

マインドを変えるには、プロセスを変える。

「結果を変えるには、方法を変える必要がある」と捉えて考えていく。
よく、「残業禁止です」と結果を言われる。
そして、「現状の作業を終わらせることは出来ません」となる。
大手企業などによく見られる風景だが、明らかに順番が間違っている。
まず、「終わらせるためには、どうすればいいか?」を考える。
実際に終わることを確認する。
そして初めて、「残業せずに帰りましょう」と言えるのです。
方法も示さず、作業量も減らさず、人員も増やさずに残業を考えるのは、明らかにおかしい。
なぜこの本質が分からないのだろう?

会議

会議とは、なんらかのビジネス上の目的を達成するための必要な手段にすぎません。

会議とは必要だからするのです。だから、「まず、会議から」では順番がおかしい。
必要が無ければ会議など要らない。連絡だけならメールだけで十分です。
また話し合いが必要なら少数で行うべき。
もし10人以上が参加する会議なら、少なくとも半分は話もせずに終わることが多いでしょう。
能力のある人が、無駄に時間を取られてしまう。こんなに非効率なことがあるでしょうか?
ただ、こんな会議は有効な面もある。
それは10分程度の他部門との交流も含めた会議です。
顔を合わせるだけで、何も知らないよりは横の連携がよくなります。
また正式ではない連絡程度のことは、雑談に合わせて言うことも出来る。
日本の組織は横のつながりが、あまりにも弱いように感じる。

改善にいたる流れ

定義できないものは、管理できない。
管理できないものは、測定できない。
測定できないものは、改善できない。

本書内で紹介されている、品質管理の祖、W・エドワーズ・デミング博士の言葉になる。
なにごとでも改善するには、感覚ではなく数値化する必要がある。
この手のことになると、取り敢えず「トヨタ」を思い出しますね。
細かいことを書くと長くなるので、ここでは省略します。

属人化

属人化はなくならないさ、人間だもの。

属人化とは、その人しか出来ない特殊な作業と考えて下さい。
組織である以上、誰もが仕事を引き継げるようにすることが好ましい。
しかし全ての仕事内容を複数人で共有したり、同じレベルで実行するのは難しい。
なんでも共有化しようとすれば、その共有化する作業に時間を取られて結局残業してしまうという矛盾が生まれる。
そして完璧を求めると、第一歩すら踏み出せない。少しでもマシになれば十分です。

よけいなこと

「よかれ」と思ってがんばったのに、叱られる。
それでは、メンバーのモチベーションも下がりますよね。

人に作業を依頼した時、「ずいぶん時間がかかってるな?」と思ったら、無駄なことをしていることがある。
本人は、「相手がこのように考えているのでは?」と想像して作業していても、まったく的はずれなことは多い。
これでは、お互いがマイナスを受けている。
作業者はがんばったのに、やり直しが必要になる。
依頼者は注意が必要になり、納期に間に合わないかもしれない。
外部に依頼していたら追加料金が発生する可能性もある。
このようなことは能力の問題ではなく、意見の相違の問題です。
双方から歩み寄って、途中で調整を行うことが必要です。

感覚のズレ

部下に指示するときは、なるべく客観的に、たとえば「1時間以内に」のように伝えるべきです。

感覚というのは人それぞれ違います。
たとえば「すぐお願い!」と依頼しても、納期が1時間後の場合もあれば、3日後でもOKの場合すらあります。
極端に言えば、納期にかかわらず「大至急!!」が口癖の人もいる。
なぜ人はこのような曖昧な表現をするのか、自分なりに考えたことがある。
結論としては「楽だから」、もしくは「優しい人でいたいから」ではと考えている。
感覚的に時間制限を付けると「冷たい人」、もしくは「融通の聞かない人」的なイメージがついてくる。
その点、曖昧な表現にすると一見優しく感じる。しかし、これは真逆です。
時間を指定する人は、相手に判断する基準を与えている。
また難しい場合、他の人に依頼したり、納期を変更したりしてくれる。
曖昧な人は、自分の感覚と違うと怒り出すことがある。
また出来ないことを説明しても「出来るだけ早く」とか、さらなる曖昧な表現で相手を逃がさないようにする。
依頼側にしろ、受け手にしろ、曖昧な表現は自分を苦しめる。

本当のワークライフバランス

ほんとうにワークライフバランスが充実している職場には、そもそも「ワークライフバランス」って言葉なんて必要ないんだって。

考えさせられる言葉です。
ワークライフバランスを充実させようとしている会社は、現状では不十分を認めていることと同じになる。
そして、この空気を作り出すのがトップの仕事です。社員だけでは困難です。
たとえば上司や先輩が帰らないと、後輩が帰りにくい空気がある。
こんなものは「百害あって一理なし」。上司でも後輩でも自分の作業が終われば帰る。
ただ困っている人がいれば、自分が協力できる範囲で手伝う。
もしくは客先側との調整不足からくる問題なら、解決方法を一緒に考える。
同じ職場なら自分本位は半分ぐらいにしたいですね。

感想

現在は外れているが、私自身も長い間会社員をしていました。
そして書かれている問題に、実際に遭遇している。
今でこそほとんど知っていることだが、それは先輩に教えてもらったり、自分で勉強してきた結果です。
若手社員はもちろん、指導を受けてこなかったベテラン社員にも十分役に立つ内容になる。
すぐに全ての項目を実行するのは不可能です。
また自分だけでは、周りとバランスが取れずに空回りすることもあるでしょう。
しかし必ず自分にも、そして周りにもプラスになる。
どんなことでも、まず一歩進めることが大切。
組織の改善に取り組みたい人に、おすすめの一冊です。

最後まで読んで頂き、ありがとうございました。

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