「7つのゼロ思考」の名言まとめました

「7つのゼロ思考(中村一也)」より名言をまとめていきます。

仕事のスピードを上げるには、些細なことの積み重ねが大切。
一つ質問です。
あなたは仕事の依頼を受けた時、まずどうしますか?
このような日常業務に直接関係する事例が、たくさん載っている。
日々の仕事にふりまわされている人におすすめの一冊。

必要性

「1週間分の仕事を、1日で終わらせる」。
これは、何の誇張もなく私が置かれてしまった状況です。
通常なら1週間かかるであろう仕事を、わずか1日で終わらせなければならない環境に追い込まれてしまっていたのです。

色々な出来事が重なり、仕事を1人で回さないといけなくなった著者の状況が書かれいる。
物理的に不可能だが、ただ「出来ない」で片付けるのではなく、
どこまでなら出来るのか?
本当に必要なことは何なのか?
自分がする必要が無い項目はどれか?
根本的に不要な項目はどれか?
など、一つひとつ確認すると意外となんとかなるもの。
またそれをフォローしてくれないなら、組織や環境などの何かが間違っている。
ただここで、「自分が頑張ればいい」という発想だけは持ってはいけない。

不可能

私は、まるで「絶対攻略不可能なゲーム」に挑戦しているような感覚に陥りました。

仕事をゲーム攻略と考えれば、少しは気分がマシになる。
考え方一つで少しは状況の改善が図れる?

山積み

仕事が山積みになってしまうのは、仕事を依頼されたとき、受けた仕事をそのまま放置してしまったからです。

これを読んでどう思います?
「忙しいんだから、すぐ出来るわけがない」と考えたら、根本的に間違えている。
これに対する回答は以降に出てくるので、ここでは省略する。

先に済ませること

すぐに終わらせられる仕事を、後に回さず先に済ませることで、トータルの作業時間を最小化することが出来るのです。

人によっては「すぐ処理すると、相手が今後もすぐ処理出来ると考えてしまう」的な発想で、わざと遅らせる人がいる。
しかしこれは自分を苦しめている。
例えば、1分で終わる事務作業と10分で終わる入力作業を依頼されたとする。
トータルでたった11分。しかし作業を行わないと、2件の未処理案件が残る。
この記憶やメモ作成は馬鹿にならない。またメモを貰っていたら保管も必要。
そして最大のメリットは、今後相手が寛容になってくれること。
「いつも早いのに今回だけ遅いのは、よほど何かがあるのかな?」
常には難しくても、できるだけ即対応が自分を助ける。

トラブル

重要度も緊急度も低い仕事がどんどん後回しになっていき、何度かトラブルを招く結果になってしまいました。

これは著者の経験談。しかし多くの人が経験しているだろう。
もちろん私も、何度も同じことをしたことがある。
「いつでもいい」とか「手が空いたら」と言われる作業は忘れやすい。
もしくは覚えていても、「しない」ことがある。
その結果、次のピックアップのようになる。

催促

「あの仕事どうなった?」と言われたら負け。

後回しにしていた仕事で、よく言われること。言った方は、「遅いな」と不満を持つ。
言われた方は、「いつでもいいと聞いている」と不満を持つ。
どちらも正しい。しかし双方に不満が出るという事実は深刻。
もしすぐしていれば、「いつでもいいことを先にしてくれた」と喜んでもらえるし、自分は作業完了として忘れることが出来る。
どちらが好ましいかは聞くまでもないでしょう。

質問

大事なことは、「仮説(答え)をもって質問をする」ことです。
つまり、オープンな質問(イエスかノーで答えられない質問)をせず、クローズドな質問(イエス/ノーで答えられる質問)をするということです。

この考え方には賛成です。
ただ多くの新人に伝えても、なかなか理解してもらえなかった過去がある。
新人との会話はこんな感じになる。
「ここが分かりません。どうしましょうか?」
「それはこう考えて下さい」
「それは知っています。それではなくこちらが分からないんです」
「(イラ)、そこはこう考えて下さい」
「えーと、その考えではおかしくならないですか?」
「おかしいってどういうこと?」
「少し考えていたのですが、この理由で難しいです」
「考えてたなら先に言えよ」
おそらくいろいろ考えているのに、責任を負わないように答えを言わない感じ。
聞かれる側も経験はあっても、その作業自体を把握していないため間違うことも多い。
逆に間違っていても自分の結論を話し、質問したほうが流れが良くなる。
「A案を採用したいのですが、この点に不安があります。A案を進めていいですか?」
「そこは気にする必要はないと思うけど、別のアイデアがありますか?」
「そこをこのように変更したB案もありますが、こちらの方がいいですか?」
「B案の方が良さそうですね。B案で進めて下さい」
となったほうが話も早く済み、おそらく双方とも気持ちよく終われる。
全く分からない時は別ですが、質問に「どうしましょう?」は厳禁です。

完成度

仕事を進める上では、100%の完成度を目指して仕事をするより、60%の完成度(指示された通りの最低限の完成度)でも早く仕事を終えれば、周囲からポジティブな評価を手に入れることができるのです。

相手の希望や予想より、早く連絡することは非常に有効。
私自身、仕事の経験上何度も感じている。
まず早いと、「おっ、早いね、ありがとう」とプラスの評価から入る。
納期通りなら、「ありがとう」だけです。
そしてより大切なことは、多少の問題があっても早い場合は、対応可能ということ。
相手にとって大切な資料なら、おそらく確認するでしょう。
そして変更を依頼したい場合、早くしていれば対応できるが、納期通りだと時間不足の可能性がある。
早く連絡することは、相手はもちろん自分自身を助けるのです。

メール

私は、「普段接している頻度や相手のスタイルに合わせてメールを送る」のがよいと考えています。

メールの方法は人それぞれであり、また何が正しいとは言えない。
メールには思いつくだけで次の方がいる。
気づいたら忘れないうちにメールする。
なるべくまとめることにより、メール数を減らすようにする。
朝一に必要なメールを全て送付する。
帰宅前に必要なメールを全て送る。
などであり、また状況によって当然変わっていく。
これと同じように、どのようなメールを好むかも人それぞれ。
言い方を変えれば、相手が好む方法でメールを送ると喜ばれる。
メールも即対応が基本だが、少し相手のことを考えてもどうでしょうか?

メールの対応

メールが来た瞬間に返信すれば、丁寧な説明がなくとも相手が不快に思うことはなく、最小限の文字数で済ませることができます。

企業などの担当者にメールで連絡した場合、即対応されることはなく1日以上返事がこないことが多い。
普通のことだが、もし早ければそれだけで差別化出来る。
私の場合、メールが来たらすぐに内容を把握し、とりあえず「受信しました」メールを送る。
相手にとって「届いているか?」というのは、気になると考えているため。
また人によってはメールなのに、送付後TELで確認してくる。
それは時間の無駄ですし、最悪席を外していた場合、TELする必要すら発生する。
なにより即返信することのメリットは、「疑問に思ったことをすぐ質問出来る」点にある。
すぐ質問すると多少の勘違いは、すぐ方向転換出来ますし、何より質問が返ってくるまでは、こちらからの連絡を遅らせることが出来る。
たまに即返信をわざとしない人がいるが、これは自分を苦しめる行為です。

全体像

仕事に取り組む前に全体像(ゴール)をきちっと描き、対応事項をすべて書き出していれば、振り回されることなく自分のペースで仕事を進めていくことができます。

仕事における必要事項や納期までのスケジュールの把握はあたり前のことだが、たまに考えずに作業に入る人がいる。
そういう人に、「納期は守れそう?」と聞くと「厳しいですけど頑張ります」という抽象的な答えが返って来ることが多い。
そして最後にバタバタと仕上げ、ミスばかりの結果を見せられることがよくある。
ゴールの把握をするかしないかで作業効率は大幅に変わり、また初期の段階で納期に対する調整を行うことができる。
納期の調整は、「仕事を受けたすぐ」でしか行うことができないのです。

メンタルブロック

新しい発想を出すためには「メンタルブロック」を克服することも重要です。

メンタルブロックとは「否定的な考えによる発想の制限」と書かれている。
20%の効率アップなら今の方法を改善すれば可能だが、効率を3倍にする場合、今の方法を根本的に変える必要がある。
このように今の方法という制限を設けていると、飛躍的な発想は生まれない。

感想

仕事が終わらない人には2種類いる。根本的に作業量が多い人と効率が悪い人です。
本書に書かれていることを実行すれば、間違いなく効率はアップする。
しかしここで問題がある。
多くの人が、「作業が早く終わったら別のことを依頼される」と考えていること。
効率がいい人はますます忙しくなり、効率が悪いもしくはわざと悪くしている人は楽になるという構図はなくならない。
少し話はそれたが、本書の方法に努力はいらない。方法を少し変えるだけ。
楽して仕事のスピードアップを考えてる人におすすめです。

最後まで読んで頂き、ありがとうございました。

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7つのゼロ思考 「異次元スピード仕事術」

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